Mandantendaten sind Berufsgeheimnis. Deshalb steht hier, welchen Weg sie nehmen, wer sie außer uns verarbeitet, was in die USA gehen kann, welche Verträge gelten und was davon noch offen ist.
Stand 29.09.2026
Von Ihrem Browser bis in Ihr DATEV, in sechs Schritten. Bei jedem steht, wo die Daten liegen und wer sie sieht.
Für Sachbearbeiter installieren Sie nichts. Die Verbindung ist mit TLS verschlüsselt. Sie melden sich mit E-Mail-Adresse und Passwort oder mit einem Einmalcode an. Neue Passwörter prüfen wir gegen bekannte Datenlecks, Sitzungen enden nach sieben Tagen ohne Nutzung.
Jedes Mitglied Ihrer Kanzlei hat einen eigenen Arbeitsplatz auf einem gemieteten Server in einem Rechenzentrum in Deutschland, mit eigenem Netz und eigenen Datenträgern. Dateien, Verläufe und gelesene DATEV-Daten liegen dort. Arbeitsplätze anderer Personen und Kanzleien sind von dort nicht erreichbar, das Internet dagegen schon. Auch die Verwaltung läuft in diesem Rechenzentrum; Datenbank und Arbeitsplätze sichern wir täglich.
Für jeden Arbeitsschritt gehen Auftrag, Verlauf und gelesene Daten an das Sprachmodell. Sein Anbieter sitzt in Deutschland und verarbeitet nach seinem Vertrag vorrangig in der EU und im EWR. Derselbe Vertrag lässt für die Verarbeitung auch einen Dienstleister in der Schweiz und die irische Tochter eines US-Konzerns zu; seine Beschreibung der Maßnahmen nennt für bestimmte Modelle Rechenzentren in den USA. Ob das von uns eingesetzte Modell dazugehört, hat er uns nicht bestätigt. Er nutzt Ihre Daten nicht zum Training. Inhalte speichert er nach einer Anfrage nicht, außer bei gesetzlicher Pflicht, zur Erkennung von Missbrauch und Betrug oder für Sicherheit und Stabilität seines Dienstes, dann nur so lange wie nötig. Wir erfassen nur den Verbrauch, ohne Inhalte.
Bevor der Sachbearbeiter eine Verbindung wie DATEV aufruft, zeigt er Ihnen eine Freigabe-Karte mit Werkzeug, Verbindung und Inhalt in Klartext. Lesen erlauben Sie einmal oder dauerhaft für sich. Dauerhaft gilt für alles Lesen über die Verbindungen Ihrer Kanzlei, auch für die Websuche; solche Aufrufe laufen danach ohne Karte. Schreibende Aufrufe wie ein Buchungsstapel fragen jedes Mal. Mehrere Aufrufe hinter einer Karte zu bündeln, ist technisch gesperrt. Was er in seinem Arbeitsplatz selbst tut, etwa Dateien bearbeiten oder Befehle ausführen, auch solche mit Zugriff auf das Internet, läuft ohne Karte.
Ihr DATEV erreicht der Sachbearbeiter über die Schnittstelle eines Partners, dessen Anbindung an DATEVconnect die DATEV eG geprüft hat. Seine Server stehen in Deutschland und Frankreich, den Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit ihm schließt Ihre Kanzlei selbst. Die Zugangsdaten Ihrer Kanzlei für die Schnittstelle speichern wir mit AES-256-GCM verschlüsselt; Ihr Arbeitsplatz bekommt sie nicht zu sehen. Die Anmeldedaten Ihrer DATEV-Benutzer erhalten wir nicht.
Er liest Journal, Summen und Salden, offene Posten und Kontenplan. Ein freigegebener Buchungsstapel kommt offen in DATEV an, nicht festgeschrieben; Sie prüfen und verarbeiten ihn dort. Jede Übertragung vermerken wir mit Kennung und Ergebnis. Festschreiben, löschen oder Mandanten anlegen kann der Sachbearbeiter nicht, dafür hat er keine Werkzeuge.
Neben dem Weg oben erhalten vier Dienste Daten. Drei davon übermitteln in die USA; Inhalte aus Ihrem Arbeitsplatz bekommt von diesen dreien nur die Websuche, und nur, wenn Ihre Kanzlei sie wünscht. Wo das Sprachmodell verarbeitet, steht in Schritt 03.
Anmeldecodes, Einladungen, Links zum Zurücksetzen des Passworts, Vertragskopien und Warnungen zur Kostengrenze verschickt ein E-Mail-Dienstleister in den USA. Er erhält Namen und E-Mail-Adressen Ihrer Mitglieder und den Inhalt dieser E-Mails, keine Inhalte aus Arbeitsplätzen, und speichert E-Mails 30 Tage. Grundlage sind das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.
Ihre Zahlungen wickelt ein Zahlungsdienstleister mit Vertragspartner in Irland ab. Er erhält Kanzleiname, Rechnungsanschrift und Rechnungs-E-Mail, USt-IdNr., die Verbrauchsmengen für die Rechnung und die Zahlungsdaten, die Sie direkt bei ihm eingeben, keine Inhalte aus Arbeitsplätzen. Daten können an seine Konzerngesellschaft in den USA gehen, auf Grundlage des Data Privacy Framework und von Standardvertragsklauseln. Zur Betrugsabwehr handelt er als eigener Verantwortlicher.
Die Websuche ist aus. Wünscht Ihre Kanzlei sie, gehen Suchbegriffe und aufgerufene Adressen an einen Suchdienst in den USA, ohne den Namen Ihrer Kanzlei oder Ihrer Person. Mit ihm besteht kein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, er ist nicht unter dem Data Privacy Framework zertifiziert, und seine Nutzungsbedingungen erlauben ihm, Eingaben auch für eigene Zwecke einschließlich Training zu nutzen.
Suchen fragt er über die Karte an. Haben Sie Lesen dauerhaft erlaubt, auch bei DATEV, sendet er Suchbegriffe und Adressen ohne vorherige Ansicht. Eine Sperre hält Suchbegriffe mit Steuernummer, Steuer-ID, USt-IdNr. oder IBAN zurück, ebenso solche mit dem Namen oder einer mindestens fünfstelligen Nummer eines Mandanten, den der Sachbearbeiter aus Ihrer DATEV-Mandantenliste gelesen hat. Sie erkennt nicht jede Schreibweise. Soll nichts mit Mandantenbezug an den Suchdienst gehen, lassen Sie die Websuche aus oder erlauben Sie Lesen nur einzeln.
Diktieren Sie, geht die Aufnahme an einen Spracherkennungsdienst mit Sitz in Frankreich und kommt als Text zurück. Er verarbeitet standardmäßig in der EU, kann Daten je nach Funktion aber vorübergehend an Dienstleister außerhalb der EU geben. Eingaben und Ergebnisse bewahrt er bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung auf. Zur Verschwiegenheit ist er nicht verpflichtet, und eine Nutzung zum Training schließen wir für das Diktat noch nicht vertraglich aus. Wir speichern die Aufnahme nicht.
Verbindungen, die Ihre Kanzlei selbst anlegt, ruft der Sachbearbeiter ebenfalls über die Karte auf; die Verträge dafür schließt Ihre Kanzlei. Stellt sie eine solche Verbindung direkt bereit, erkennt er schreibende Werkzeuge derzeit nur an einem Namen, der auf ein Schreibverb wie senden, anlegen oder löschen endet. Andere Werkzeuge gelten dann als lesend und laufen nach einer dauerhaften Lesefreigabe ohne Karte. Zu dieser Website und zur Terminbuchung steht alles in der Datenschutzerklärung.
Mit jeder Kanzlei schließen wir drei Verträge: die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, den AV-Vertrag und die Verschwiegenheitsvereinbarung. Sie nehmen sie nach der Anmeldung in der Verwaltung an und erhalten die Ausfertigungen als PDF per E-Mail.
Wir verarbeiten Ihre Daten nur nach Ihrer Weisung, zu keinem eigenen Zweck und nicht zum Training von KI-Modellen. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen stehen in Anlage 1. Sie dürfen die Einhaltung überprüfen.
Die Artesiana GmbH verpflichtet sich gegenüber Ihrer Kanzlei in Textform zur Verschwiegenheit, mit Belehrung über die Strafbarkeit nach § 203 StGB. In Arbeitsplätze sehen wir nur, wenn sicherer Betrieb oder Fehlerbehebung es erfordern oder Sie es anfordern.
Unsere Unterauftragsverarbeiter, auch der Anbieter des Sprachmodells, sind derzeit nicht nach § 203 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die Vorgabe des § 62a Abs. 3 Satz 2 Nr. 3 StBerG ist für sie damit noch nicht erfüllt. So steht es auch in der Vereinbarung; sobald sich das ändert, teilen wir es Ihnen in Textform mit.
Jeder Unterauftragsverarbeiter steht mit Name, Anschrift und Verarbeitungsort in Anlage 2 zum AV-Vertrag, mit jedem besteht ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Nach der Anmeldung finden Sie die Liste in der Verwaltung unter „Sicherheit und Verträge“. Einen neuen kündigen wir mindestens vier Wochen vorher an; Sie können aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen.
Alle gezeigten Zertifikate, Testate und Prüfungen sind Nachweise unserer Infrastruktur- und Schnittstellenpartner (Rechenzentrum, DATEV-Schnittstelle, Diktat), nicht der Artesiana GmbH; die Partner sind im AV-Vertrag namentlich aufgeführt. Die Schnittstellenprüfung der DATEV eG betrifft die technische Anbindung an DATEVconnect, sie ist keine Sicherheitsprüfung. Die Artesiana GmbH hält derzeit keine eigene Zertifizierung. Nachweise auf Anfrage.
Verträge, Maßnahmen und Nachweise schicken wir Ihnen gern vorab, auch vor einem Gespräch.
Bitte melden Sie sie vertraulich an info@artesiana.de, Betreff „[Sicherheit]“ mit kurzer Beschreibung, gern auf Deutsch oder Englisch. Wir bestätigen den Eingang innerhalb von drei Werktagen. Ein Prämienprogramm gibt es nicht.
Fragen zum Datenschutz beantwortet die Geschäftsführung unter derselben Adresse.
security.txt nach RFC 9116Nicht von uns und nicht vom Anbieter des Sprachmodells; beides steht in den Verträgen. Für zwei Zusatzdienste sagen wir das nicht zu: Die Websuche darf Suchbegriffe nach ihren Nutzungsbedingungen auch zum Training verwenden. Für das Diktat sagen wir es erst zu, wenn wir es vertraglich belegen können.
Dateien und Verläufe liegen in Ihrem Arbeitsplatz, solange Ihre Kanzlei Sachbearbeiter nutzt; Datenbank und Arbeitsplätze sichern wir täglich. Das Sprachmodell speichert nach einer Anfrage grundsätzlich nichts, mit den Ausnahmen aus Schritt 03. Der Diktatdienst bewahrt Eingaben bis zu 30 Tage auf, der E-Mail-Dienstleister E-Mails 30 Tage. Anmeldungen vermerken wir mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung, den Verbrauch ohne Inhalte. Jede Übertragung an DATEV vermerken wir dauerhaft. Die Protokolle unserer Dienste enthalten Aufrufe an DATEV mit Werkzeug, Ergebnis und gegebenenfalls der Kennung des Mandanten, ohne die abgerufenen Inhalte, und, wenn Ihre Kanzlei die Websuche nutzt, deren Suchbegriffe und aufgerufene Adressen; eine feste Löschfrist für diese Protokolle gibt es noch nicht. Sicherungen auf dem Server löschen wir nach 14 Tagen; werden Sicherungen ausgelagert, bleibt ein Stand bis zu etwa sechs Monate erhalten.
Von den Diensten auf dieser Seite schickt nur die Websuche Inhalte aus Ihrem Arbeitsplatz in die USA, und nur, wenn Ihre Kanzlei sie wünscht. E-Mails der Verwaltung und die Zahlungsabwicklung übermitteln Daten in die USA, aber keine Inhalte aus Arbeitsplätzen. Die Anbieter von Sprachmodell und Diktat verarbeiten nach ihren Verträgen vorrangig in der EU. Die Beschreibung der Maßnahmen des Sprachmodell-Anbieters nennt aber für bestimmte Modelle Rechenzentren in den USA, und eine Zusage nur für die EU liegt uns für unser Modell nicht vor. Übermittlungen in Drittländer erlauben beide Verträge nur unter den Voraussetzungen der DSGVO. Außerdem hat der Arbeitsplatz Zugang zum Internet; Befehle, die der Sachbearbeiter dort ausführt, laufen ohne Karte.
Jedes Mitglied arbeitet in seinem eigenen Arbeitsplatz. Wir nehmen Inhalte aus Arbeitsplätzen nicht aus eigenem Antrieb zur Kenntnis, sondern nur, soweit Betrieb, Sicherheit oder die Behebung eines Fehlers es erfordern oder Sie es anfordern. Die Dienste auf dieser Seite erhalten jeweils den beschriebenen Teil.
Verpflichtet uns eine behördliche oder gerichtliche Anordnung, Daten Ihrer Kanzlei herauszugeben, informieren wir Sie vorab, soweit das zulässig ist, und geben nur heraus, wozu wir verpflichtet sind (§ 8 der Verschwiegenheitsvereinbarung). Anordnungen an unsere Dienstleister richten sich nach deren Sitz und Verträgen; wer sie sind und wo sie sitzen, steht in Anlage 2 zum AV-Vertrag, die Sie vorab anfordern können.
In seinem Arbeitsplatz arbeitet er selbständig: Er liest und schreibt Dateien, führt Befehle aus, rechnet und entwirft Texte und Tabellen. Der Arbeitsplatz hat Zugang zum Internet, und auch Befehle, die das Internet erreichen, laufen ohne Karte. Verbindungen wie DATEV oder die Websuche ruft er über die Karte auf; lesende Aufrufe laufen ohne Karte, sobald Sie Lesen dauerhaft erlaubt haben. Schreibende Aufrufe wie ein Buchungsstapel fragen jedes Mal. In DATEV festschreiben, löschen oder Mandanten anlegen kann er nicht.
Nein. Sachbearbeiter läuft gehostet, Sie arbeiten im Browser. Für die Anbindung an DATEV installiert Ihr IT-Partner bei einer DATEV-Installation in der Kanzlei ein Programm des Schnittstellenpartners; bei DATEVasp und DATEV SmartIT kann die Anbindung ohne dieses Programm erfolgen. Die Einrichtung kann einige Tage dauern.
Der AV-Vertrag verpflichtet uns, Ihnen eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich zu melden, spätestens 48 Stunden, nachdem sie uns bekannt geworden ist, mit den Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO, soweit bekannt. Ihre eigene Frist gegenüber der Aufsichtsbehörde beträgt 72 Stunden (Art. 33 Abs. 1 DSGVO).
Sie können zum Ende jedes Abrechnungsmonats in Textform kündigen. Rückgabe und Löschung regelt § 10 des AV-Vertrags: Innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende können Sie die Dateien aus Ihren Arbeitsplätzen anfordern, danach löschen wir die Daten Ihrer Kanzlei, soweit keine Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Ein fertiges Werkzeug für die Herausgabe gibt es noch nicht; die Dateien stellen wir Ihnen auf Anforderung zusammen. Den Vermerk über Übertragungen an DATEV bewahren wir zum Schutz vor doppeltem Senden dauerhaft auf, und für die Protokolle unserer Dienste gibt es noch keine feste Löschfrist. Sicherungen laufen mit ihrer Frist ab. Die Löschung bestätigen wir auf Wunsch in Textform.
Das ist offen. § 62a Abs. 5 StBerG verlangt sie, wenn eine Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat dient. Ob das beim Einsatz von KI greift, hält die Bundessteuerberaterkammer in ihren FAQ „KI im steuerberatenden Berufsstand“ (Stand 27.01.2026, S. 19 f.) für nicht zweifelsfrei. Sie hält es für wichtig, vor der Eingabe sensibler Mandantendaten die Einwilligung einzuholen, andernfalls Daten zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren. Die Entscheidung liegt bei Ihrer Kanzlei; nach unserer Verschwiegenheitsvereinbarung holt sie eine erforderliche Einwilligung selbst ein.
Stand 29.09.2026. Verbindlich sind die Verträge mit Ihrer Kanzlei.