Das Wichtigste, kurz beantwortet.

Was braucht meine Kanzlei, um anzufangen?

Eine DATEV-Umgebung, ob auf eigenem Server, in DATEVasp oder in DATEV SmartIT. Sachbearbeiter selbst läuft im Browser, installieren müssen Sie dafür nichts. Läuft DATEV auf einem Server in Ihrer Kanzlei, richtet Ihr IT-Partner für die Anbindung einmal einen Anschluss ein; in DATEVasp und DATEV SmartIT übernimmt das DATEV.

Nach einem ersten Gespräch legen wir Ihre Kanzlei an. In der Verwaltung tragen Sie dann Ihre Kanzleidaten ein, nehmen die Verträge an, schließen das Abo ab, verbinden DATEV und laden Ihr Team ein.

Was braucht die Anbindung an DATEV?

Sachbearbeiter greift über einen Schnittstellenpartner auf DATEV zu, dessen Schnittstelle zu DATEVconnect die DATEV eG geprüft hat. Für die Anbindung braucht es:

• eine vertretungsberechtigte Person Ihrer Kanzlei, die den Zugriff freigibt und mit DATEV SmartCard, DATEV Smart Login oder Ausweis unterschreibt,
• Ihren IT-Partner, der den Anschluss auf Ihrem DATEV-Server einrichtet. In DATEVasp und DATEV SmartIT entfällt die Installation: Dort buchen Sie bei DATEV das Zusatzmodul „Anbindung Drittanbieter“, und DATEV richtet die Verbindung ein,
• die DATEVconnect-Lizenzen, die für die freigegebenen Daten nötig sind.

Nach Angaben des Schnittstellenpartners ist eine Kanzlei in der Regel in ein bis fünf Werktagen angebunden. Die Dauer hängt vor allem davon ab, wann Ihr IT-Partner die Installation übernimmt.

Welche Mandanten sieht der Sachbearbeiter?

Nur die, die Ihre Kanzlei bei der Anbindung freigibt: alle Mandanten Ihrer Beraternummer oder eine Auswahl. Dabei bestätigen Sie auch, welche Rechte der Zugang hat. In Sachbearbeiter arbeiten alle Mitarbeitenden mit dieser einen DATEV-Anbindung; eine Abgrenzung einzelner Mandanten je Person gibt es derzeit nicht.

Was kostet Sachbearbeiter?

199 € im Monat je Kanzlei, unabhängig von der Zahl der Mitarbeitenden und mit DATEV-Anbindung. Darin ist jeden Monat Nutzung im Wert von 25 € enthalten; was darüber hinausgeht, rechnen wir nach Verbrauch ab. Nicht verbrauchte Nutzung verfällt am Ende des Abrechnungsmonats.

Keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar. Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer, Stand 23.09.2026. Mehr unter Preise.

Was ist ein Token?

Token sind die Textstücke, in denen das Sprachmodell liest und schreibt. In deutschen Kanzleitexten kommen auf ein Wort knapp zwei Token. Die Nutzung des Sprachmodells kostet 2 € je 1 Mio. Token. Gilt für neu gelesene und geschriebene Token. Erneut gelesene Token, der größte Teil jedes Auftrags, kosten 0,50 € je 1 Mio.

Warum ein Auftrag mehrfach gelesen wird und was typische Aufträge kosten, erklärt die Seite Was ist ein Token?

Kommen Kosten für DATEV hinzu?

Die Kosten des Schnittstellenpartners trägt Artesiana; die DATEV-Anbindung ist in der Grundgebühr enthalten. DATEV-Lizenzen Ihrer Kanzlei, etwa DATEVconnect-Module oder das Zusatzmodul für DATEVasp und DATEV SmartIT, sowie die Leistungen Ihres IT-Partners sind nicht enthalten.

Kann ich die Kosten begrenzen?

Ja. Inhaber und Admins legen in der Verwaltung eine monatliche Kostengrenze fest und sehen den Verbrauch je Person. Bei 80 % der Grenze erhalten sie eine E-Mail. Ist die Grenze erreicht, hält der Sachbearbeiter an, bis der nächste Abrechnungsmonat beginnt oder Inhaber oder Admins die Grenze anheben.

Können alle Mitarbeitenden mitarbeiten?

Ja, ohne Aufpreis. Inhaber und Admins laden Kolleginnen und Kollegen per E-Mail ein. Jede Person erhält einen eigenen Arbeitsplatz mit Chat, Dateien und Verlauf, getrennt von den Arbeitsplätzen der anderen. Wer die Kanzlei verlässt, wird in der Verwaltung entfernt.

Welche Rollen gibt es?

• Mitglieder arbeiten mit dem Sachbearbeiter und geben Karten frei.
• Admins laden außerdem Mitarbeitende ein, verbinden DATEV, nehmen Verträge an und verwalten Abo, Rechnungen und Kostengrenze.
• Inhaber und Super-Admins vergeben zusätzlich Rollen und legen die Einstellungen der Kanzlei fest. Die Inhaberschaft übertragen oder die Kanzlei löschen kann nur der Inhaber.

Rechte prüft der Server, nicht das Sprachmodell.

Arbeitet er nach den Regeln unserer Kanzlei?

Ja. Arbeitsweisen Ihrer Kanzlei, etwa Mahnstufen, Vorlagen oder Kontierungsregeln, halten Sie als Skill fest: eine Anleitung in einfachem Text, ohne Programmierung. Skills liegen in der Bibliothek Ihrer Kanzlei, und der Sachbearbeiter lädt sie, wenn ein Auftrag dazu passt. Ihre Regeln gehen seinen mitgelieferten Fachanweisungen vor, nie aber den Freigaben.

Eigene Dienste Ihrer Kanzlei binden Sie als Verbindung an. Auch deren Aufrufe laufen über die Karte. Welche Werkzeuge dabei als schreibend gelten und jedes Mal fragen, steht auf der Seite Funktionen.

Kann der Sachbearbeiter ohne Freigabe in DATEV schreiben?

Nein. Was er über DATEV oder eine andere Verbindung tun will, legt er Ihnen im Chat als Karte vor: Werkzeug, Verbindung und Inhalt in Klartext. Lesen erlauben Sie einmal oder dauerhaft für sich; dauerhaft gilt für alles Lesen über die Verbindungen Ihrer Kanzlei, auch für die Websuche. Jede Übertragung an DATEV geben Sie einzeln frei.

Buchungsstapel kommen offen in DATEV an, nicht festgeschrieben. Prüfen und verarbeiten Sie sie in DATEV selbst. Festschreiben, löschen oder Mandanten anlegen kann der Sachbearbeiter nicht.

Kann sich der Sachbearbeiter irren?

Ja. Er arbeitet mit einem Sprachmodell, und dessen Ergebnisse können unvollständig oder fehlerhaft sein. Prüfen Sie Auswertungen, Vorschläge und Entwürfe deshalb, bevor Sie sie verwenden oder an Mandanten weitergeben. Die fachliche und berufsrechtliche Verantwortung bleibt bei Ihrer Kanzlei; Steuerberatung leistet Artesiana nicht.

Wo liegen die Daten unserer Kanzlei?

Die Arbeitsplätze mit Dateien und Chatverläufen sowie die Verwaltung liegen auf einem Server in einem Rechenzentrum in Deutschland. Zugangsdaten Ihrer Verbindungen speichern wir verschlüsselt, und alle Verbindungen von außen sind verschlüsselt.

Ihre Aufträge verarbeitet ein Sprachmodell. Dessen Anbieter nutzt die Inhalte nicht zum Training und speichert sie nach Abschluss einer Anfrage grundsätzlich nicht. Ausnahmen nennt sein Vertrag: gesetzliche Pflichten, Missbrauchs- und Betrugserkennung, IT-Sicherheit und die Stabilität des Dienstes. Mehr zu allen beteiligten Diensten auf der Seite Sicherheit.

Wie ist die Verschwiegenheit geregelt?

Die Artesiana GmbH schließt mit Ihrer Kanzlei eine Vereinbarung zur Verschwiegenheit nach § 62a StBerG und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Beide nehmen Inhaber oder Admins in der Verwaltung an, bevor das Abo beginnt. Alle Unterauftragsverarbeiter stehen namentlich im Vertrag. Artesiana nutzt Ihre Daten nur, um den Dienst zu erbringen, und nicht zum Training von KI-Modellen.

Unsere Unterauftragsverarbeiter, auch der Anbieter des Sprachmodells, sind derzeit nicht nach § 203 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die Vorgabe des § 62a Abs. 3 Satz 2 Nr. 3 StBerG ist für sie damit noch nicht erfüllt. So steht es auch in der Vereinbarung; sobald sich das ändert, teilen wir es Ihnen in Textform mit. Mehr auf der Seite Sicherheit.

Wie kündige ich?

Jederzeit ohne Frist zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats, in Textform, zum Beispiel per E-Mail an info@artesiana.de. Eine Mindestlaufzeit gibt es nicht. Ihre Daten in DATEV bleiben, wo sie sind; Rückgabe und Löschung der Daten aus Sachbearbeiter regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Wie erreiche ich Sie bei Fragen?

Per E-Mail an info@artesiana.de oder in einem Gespräch, das Sie hier anfragen. Beratung und die Anbindung weiterer Systeme, die Sie eigens beauftragen, rechnen wir nach Aufwand ab: 150 € je Stunde.