Was er in Ihrer Kanzlei übernimmt.

Er liest die Buchhaltung Ihrer Mandanten in DATEV: Journal, Summen- und Saldenliste, offene Posten, Kontenplan und Personenkonten. Er antwortet zuerst mit der Zahl und nennt Mandant und Wirtschaftsjahr, aus denen sie stammt. Summen und Salden übernimmt er fertig aus DATEV, statt sie aus Einzelbuchungen nachzurechnen.

Die Verbindung läuft über die DATEV-Schnittstelle eines geprüften Schnittstellenpartners. Auf welche Mandanten er zugreifen darf, bestimmt Ihre Kanzlei bei der Einrichtung.

Für einen Monat, die Umsatzsteuer-Voranmeldung, den Jahresabschluss oder mit dem Blick eines Betriebsprüfers geht er eine feste Liste von Prüfpunkten durch: Doppelbuchungen, Salden auf Klärungskonten, auffällige Steuerschlüssel, fehlende Belegfelder, Abweichungen von der bisherigen Kontierung. Zu jedem Punkt nennt er die betroffenen Buchungen oder vermerkt „geprüft, nichts gefunden“.

Rot heißt falsch oder unzulässig, Gelb zu klären, Grün unauffällig. Für einen roten Punkt mit eindeutiger Korrektur schlägt er eine Umbuchung als neuen Stapel vor. Gelbe Punkte werden zur Rückfrage an den Mandanten oder bleiben als Punkt für Sie. Eigene Prüfpunkte ergänzen Sie als Skill.

Geben Sie ihm die Angaben zu Rechnungen oder Zahlungen. Er liest zuerst, wie der Mandant diese Lieferanten bisher gebucht hat, und nimmt Konten und Steuerschlüssel aus dem Kontenplan und den Buchungsschlüsseln des Mandanten. Gibt es das passende Konto dort nicht, fragt er nach, statt ein ähnliches zu nehmen.

Die Buchungen legt er als Tabelle in Ihren Arbeitsbereich, eine Zeile je Buchungssatz. Sie ändern Zellen oder schreiben einen Kommentar dazu. Erst wenn Sie es sagen, liest er die Tabelle zurück und bereitet die Übertragung vor.

Die Freigabe-Karte zeigt Wirtschaftsjahr, Anzahl, Summe und jede Zeile; den Mandanten nennt sie derzeit nur mit einer technischen Kennung. Mit Ihrer Freigabe geht der Inhalt der Karte als offener Stapel nach DATEV, nicht festgeschrieben. Prüfen und festschreiben tun Sie in DATEV.

Vor der Übertragung wird jedes Konto mit Kontenplan, Debitoren und Kreditoren des Wirtschaftsjahrs abgeglichen. Unbekannte Konten werden gemeldet, nicht übertragen. Korrekturen gehen als neuer Stapel.

Rückfragen an Mandanten, Zahlungserinnerungen, eine Seite zur Vorbereitung eines Mandantengesprächs, die Erklärung einer BWA: Er entwirft mit den Zahlen aus DATEV. Texte an Mandanten schreibt er für Unternehmer, ohne Kontonummern und ohne unerklärte Paragrafen.

Listen und Auswertungen legt er als Excel-Datei in Ihren Arbeitsbereich. Sie öffnen sie neben dem Chat, ändern Zellen und arbeiten mit der Datei weiter. Texte bekommen Sie als Entwurf. Was davon an Mandanten geht, entscheiden Sie.

Über das Mikrofon im Eingabefeld diktieren Sie einen Auftrag, bis zu fünf Minuten am Stück. Der erkannte Text erscheint im Eingabefeld. Sie lesen ihn, korrigieren bei Bedarf und senden selbst ab.

Hinweis: Die Aufnahme wandelt ein Dienstleister für Spracherkennung in Text um. Er kann Aufnahmen bis zu 30 Tage aufbewahren, um Missbrauch zu erkennen. Eine Nutzung zum Training schließen wir für das Diktat noch nicht vertraglich aus, und zur Verschwiegenheit ist der Dienst nicht verpflichtet. Wir speichern die Aufnahme nicht. Namen und Zahlen von Mandanten tippen Sie deshalb besser ein.

Wie Ihre Kanzlei mahnt, welche Vorlage für Mandantenbriefe gilt, was in einen Monatsbericht gehört: Das beschreiben Sie einmal in eigenen Worten und legen es als Skill in der Bibliothek ab, nur für sich oder für die ganze Kanzlei. Passt ein Auftrag dazu, arbeitet er danach.

Ihre Skills gehen seinen eingebauten Anweisungen vor. An den Freigaben ändern sie nichts: Was nach DATEV geht, läuft weiter über die Karte. Ändern können Sie einen Skill jederzeit selbst, ohne auf ein Update zu warten.

Die DATEV-Anbindung gehört zum Paket. Weitere Dienste richtet Ihre Kanzlei in der Verwaltung selbst ein, wenn sie eine MCP-Schnittstelle anbieten, den offenen Standard, über den KI-Assistenten Werkzeuge nutzen. Angemeldet wird mit einem API-Schlüssel Ihrer Kanzlei oder über das Login des Anbieters.

Sie legen fest, wer eine Verbindung nutzt: die ganze Kanzlei, ein Team oder einzelne Mitglieder. Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Auch hier fragt er mit der Karte, und schreibende Aufrufe fragen jedes Mal. Stellt Ihre Kanzlei eine Verbindung direkt bereit, erkennt er schreibende Werkzeuge derzeit nur an einem Namen, der auf ein Schreibverb wie senden, anlegen oder löschen endet. Andere Werkzeuge gelten dann als lesend und laufen nach einer dauerhaften Lesefreigabe ohne Karte. Prüfen Sie deshalb vor der Einrichtung, welche Werkzeuge ein Dienst anbietet. Den Vertrag mit dem Anbieter schließt Ihre Kanzlei selbst.

Hat Ihr System keine solche Schnittstelle, beraten wir Sie zur Anbindung, abgerechnet nach Aufwand mit 150 € pro Stunde zuzüglich Umsatzsteuer.

Zu den Preisen

Will er über eine Verbindung lesen oder schreiben, fragt er mit einer Karte im Chat: welches Werkzeug, welche Verbindung, mit welchen Angaben, in Klartext.

• Lesen erlauben Sie einmal oder dauerhaft für sich. Dauerhaft gilt für alles Lesen über die Verbindungen Ihrer Kanzlei, auch für die Websuche.
• Schreiben, etwa ein Buchungsstapel, fragt bei jedem Aufruf neu.
• Mehrere Aufrufe hinter einer einzigen Karte zu bündeln, ist gesperrt.
• Lehnen Sie ab, wird nichts übertragen.
• Jede Übertragung an DATEV wird dauerhaft vermerkt.

Diese Grenzen setzt die Software, nicht eine Bitte an das Sprachmodell. In seinem Arbeitsplatz arbeitet er ohne Karte: Er bearbeitet Dateien und führt Befehle aus, auch solche mit Zugriff auf das Internet.

Was er in DATEV nie tut: FestschreibenLöschenLohn abrechnenMandanten anlegen

In DATEV hat er Lesewerkzeuge und genau ein Schreibwerkzeug: den offenen Buchungsstapel. Für alles andere fehlt ihm das Werkzeug.

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