Gut arbeiten mit dem Sachbearbeiter.

Ihr Arbeitsplatz. Hier arbeiten Sie mit dem Sachbearbeiter.

Nach der Anmeldung sehen Sie die Verwaltung Ihrer Kanzlei. Von hier öffnen Sie Ihren Arbeitsplatz.

Er gehört Ihnen allein. Aufträge, Dateien und Verlauf sind von den Arbeitsplätzen Ihrer Kolleginnen und Kollegen getrennt.

Unten beschreiben Sie Ihre Aufgabe in eigenen Worten. Mit der Büroklammer hängen Sie Dateien an, mit dem Mikrofon diktieren Sie. Der Denkaufwand steht auf Low für schnelle Antworten. Für schwierige Fragen schalten Sie auf High.

Links beginnen Sie einen neuen Auftrag. Unter Aufträge durchsuchen finden Sie frühere Aufträge, auch über den Inhalt der Nachrichten. Darunter liegen die Bibliothek mit den Skills Ihrer Kanzlei und Ihre Benachrichtigungen.

Unter Arbeitsbereiche liegen Ihre Dateien. Rechts oben öffnen Sie den Seitenbereich: Dort sehen Sie Tabellen und Dokumente neben dem Chat.

Wichtig: Sie arbeiten mit einem KI-System. Ergebnisse können Fehler enthalten, auch wenn sie sicher klingen, etwa bei Konten, Beträgen, Steuerschlüsseln und Fristen. Prüfen Sie, bevor etwas weitergeht.

Gute Aufträge. Der Sachbearbeiter arbeitet wie ein neuer Kollege: schnell und gründlich. Aber er weiß nur, was Sie ihm sagen.

Sagen Sie zuerst, worum es geht: welcher Mandant, welcher Zeitraum, welcher Anlass.

Und sagen Sie, was am Ende herauskommen soll. Eine kurze Antwort, eine Excel-Datei, ein Buchungsstapel, oder ein Entwurf an den Mandanten.

Bei allem, was gebucht oder verschickt wird: Lassen Sie sich zuerst eine Tabelle zeigen. Dort sehen Sie jede Zeile auf einen Blick.

Passt etwas nicht, fangen Sie nicht neu an. Sagen Sie es im selben Auftrag. Er ändert nur, was Sie sagen. Die Wartezeit ist gekürzt.

Ein Auftrag darf mehrere Schritte haben: Mail lesen, offene Posten prüfen, Erinnerung entwerfen. Den Weg sucht er sich selbst, und vor jeder Wirkung nach außen bittet er Sie um Freigabe.

Und was Sie immer wieder erklären, Ton, Fristen, Kontenlogik, schreiben Sie einmal als Skill auf. Dann arbeitet er bei allen so.

Die Freigabe. Bevor der Sachbearbeiter etwas außerhalb seines Arbeitsplatzes tut, fragt er Sie.

Sie schreiben ihm einen Auftrag, zum Beispiel: Welche Wirtschaftsjahre hat dieser Mandant in DATEV?

Dafür muss er in DATEV lesen. Also bittet er Sie zuerst um Freigabe.

Die Freigabe nennt das Werkzeug, die Verbindung und die Angaben, mit denen er es aufruft. Sie können verweigern, einmal erlauben, oder für sich immer erlauben. Immer erlauben gilt für alles Lesen über die Verbindungen Ihrer Kanzlei.

Sie erlauben einmal. Er liest und antwortet.

Jetzt ein Auftrag, der in DATEV schreiben würde. Er legt den Stapel zuerst als Tabelle vor; Sie sagen: Bitte senden.

Beim Schreiben gibt es kein Immer. Die Freigabe zeigt jede Zeile: Datum, Konten, Betrag, Steuerschlüssel und Beleg. Übertragen wird genau dieser Stapel, genau einmal.

Hier verweigern wir, denn es ist ein Testbestand. Dann geht nichts an DATEV, und er sagt es Ihnen.

Geben Sie einmal frei, liegt der Stapel danach offen in DATEV, nicht festgeschrieben. Festschreiben tun Sie in DATEV.

Mit Tabellen arbeiten. Bevor etwas gebucht wird, legt der Sachbearbeiter Ihnen eine Tabelle vor. Sie lesen, kommentieren, und er macht weiter.

Ein Beispiel: Im Postfach liegt der Kontoauszug April eines Mandanten. Sie schreiben: Gleich die Zahlungen mit den offenen Posten in DATEV ab, und leg mir den Buchungsstapel als Tabelle vor.

Er holt den Auszug aus der Mail, liest die offenen Posten in DATEV und ordnet jede Zahlung zu, auch Sammelzahlungen und Skonto. Die Wartezeit ist gekürzt.

Dann die Tabelle, als Excel-Datei rechts neben dem Chat. Dazu sagt er, was er zugeordnet hat, wo ein Beleg fehlt, und welche Annahmen er getroffen hat.

Jetzt kommentieren Sie, wie bei einem Kollegen: Die Zahlung an den Holz-Großhandel ist Wareneinkauf, neunzehn Prozent. Rest passt, bitte senden. Er ändert die Zeile, und erst dann bittet er um Freigabe. Die Wartezeit ist gekürzt.

Die Freigabe zeigt jede Zeile des Stapels, mit Konten, Beträgen und Steuerschlüsseln. Übertragen wird genau dieser Stapel, genau einmal, offen und nicht festgeschrieben.

Hier verweigern wir, denn es ist ein Testbestand. Dann geht nichts an DATEV, und er sagt es Ihnen.

Werkzeuge kombinieren. Ein Auftrag darf mehrere Quellen verbinden. Hier: Ihr Postfach und DATEV.

Eine Mandantin fragt per Mail, ob ein Kunde noch zahlt. Sie schreiben nur: Prüf die offenen Posten, und speicher ihr eine Antwort mit Zahlungserinnerung als Entwurf.

Den Weg sucht er sich selbst. Er liest die Mail, schlägt die offenen Posten in DATEV nach und schreibt die Erinnerung. Die Wartezeit ist gekürzt.

Bevor der Entwurf im Postfach landet, bittet er Sie um Freigabe. Sie sehen Empfänger, Betreff und den ganzen Text, mit beiden offenen Rechnungen aus DATEV.

Sie erlauben einmal. Gesendet wird nichts: Der Entwurf liegt im Postfach, und Sie schicken ihn ab, wann Sie wollen.

Postfach, DATEV und Entwurf: ein Auftrag, drei Werkzeuge. Das Postfach hier ist ein Demo-Postfach mit Testdaten. Ihr eigenes verbinden Sie als Verbindung Ihrer Kanzlei.

Skills der Kanzlei nutzen. So arbeiten Sie nach den Regeln Ihrer Kanzlei, ohne sie jedes Mal zu erklären.

Über das Plus und dann „Skills“ finden Sie die Skills, die Ihre Kanzlei freigegeben hat.

Sie wählen den Skill für Zahlungserinnerungen und geben den Auftrag wie gewohnt. Den Einsatz des Skills geben Sie einmal frei, das Lesen in DATEV ebenso. Die Wartezeit ist gekürzt.

Der Entwurf folgt jetzt der Vorgabe Ihrer Kanzlei: Betreff, Zahlungsziel zehn Tage ab heute, der Hinweis auf eine mögliche Überschneidung. Freigaben bleiben, wie sie sind; ein Skill ändert nur, wie gearbeitet wird.

Skills sind die Arbeitsweisen Ihrer Kanzlei. Sie schreiben sie einmal auf, und der Sachbearbeiter folgt ihnen.

In der Bibliothek sehen Sie, was Ihre Kanzlei im Chat nutzen kann: Verbindungen, Skills und Workflows.

Einen Skill legen Sie unter Erweiterungen an. Eine Erweiterung bündelt Skills Ihrer Kanzlei. Der Skill bekommt einen Namen, einen Satz, wann er gilt, und die Anleitung selbst, hier Ton, Fristen und Gruß für Zahlungserinnerungen. Das ist einfacher Text, ohne Programmierung.

Mit dem Haken bei „Für alle in der Kanzlei freigeben“ steht er allen Mitgliedern zur Verfügung.

Fertig. Ändert sich eine Regel, ändern Sie den Text. Ein Skill bestimmt, wie der Sachbearbeiter arbeitet, nicht, was er darf: Jede Wirkung nach außen läuft weiter über Ihre Freigabe.

Diktieren, nachschieben, stoppen. So lenken Sie den Sachbearbeiter, während er arbeitet.

Über das Mikrofon sprechen Sie Ihren Auftrag. Nach dem Beenden steht er als Text im Eingabefeld. Prüfen Sie ihn, bevor Sie ihn ausführen. Eine Minute Diktat kostet einen Cent.

Während er arbeitet, schreiben Sie eine Ergänzung. Mit der Eingabetaste landet sie in der Warteschlange.

Mit „Jetzt senden“ berücksichtigt er sie noch in der laufenden Aufgabe. Die Wartezeit ist gekürzt.

Die Antwort geht auf beides ein.

Wollen Sie eine Aufgabe nicht weiterlaufen lassen, drücken Sie „Stopp“.

Er hält sofort an. Der unterbrochene Schritt steht als abgebrochen im Verlauf, und es bleibt keine Freigabe offen. Mit „Fortsetzen“ geht es später weiter.

Auskünfte aus DATEV. Sie fragen in eigenen Worten, der Sachbearbeiter liest in der Buchführung nach.

Zum Beispiel: Wie hoch ist der Gewinn von Musterholz GmbH in 2024? Für jedes Lesen bittet er Sie um Freigabe. Hier erlauben wir jeweils einmal; die Wartezeit ist gekürzt.

Die Antwort nennt Mandant und Jahr und sagt, wenn Zahlen vorläufig sind oder aus Testdaten stammen. Darüber stehen die Werkzeugzeilen: Mandanten, Wirtschaftsjahre, Summen- und Saldenliste. Daran sehen Sie, welche DATEV-Daten er gelesen hat.

Im selben Auftrag fragen Sie weiter: Was hat Musterholz GmbH im März 2024 an Umsatz gemacht? Er weiß noch, um welchen Mandanten es geht.

Oder in einem neuen Auftrag: Wie steht das Bankkonto laut Buchführung? Laut Buchführung heißt: so, wie es in DATEV gebucht ist, nicht der Kontoauszug.

Die Zahlen kommen aus DATEV, die Antwort formuliert ein KI-System. Prüfen Sie jede Zahl, bevor Sie sie weitergeben.

Auswertungen als Datei. Der Sachbearbeiter rechnet für Sie und legt das Ergebnis als Datei ab.

Sie bitten um eine kurze Auswertung für Musterholz GmbH, Januar bis Juni 2024, und darum, sie als Excel-Datei abzulegen. Die Wartezeit ist gekürzt.

Er rechnet die Zeilen aus der Summen- und Saldenliste zusammen. Das ist eine eigene Auswertung, keine Auswertung aus DATEV. Prüfen Sie die Zuordnung der Konten, bevor Sie sie weitergeben.

Die Tabelle legt er als Excel-Datei im Arbeitsbereich ab. Sie erscheint rechts neben dem Chat.

Im Dateibaum Ihres Arbeitsbereichs finden Sie sie wieder. Über das Menü der Datei laden Sie sie herunter.

Einen Beleg kontieren. Sie hängen den Beleg an, der Sachbearbeiter schlägt die Buchung vor.

Über die Büroklammer hängen Sie die Rechnung an, hier ein Testbeleg über Büromaterial, 119 Euro brutto. Dann der Auftrag: kontieren für Musterholz GmbH, Wirtschaftsjahr 2024, bezahlt per Bank. Das Lesen in DATEV geben Sie frei. Die Wartezeit ist gekürzt.

Er liest den Beleg und nimmt die Konten aus dem Kontenplan des Mandanten: Bürobedarf und Vorsteuer gegen Bank. Er begründet die Wahl und nennt, was er angenommen hat, hier das Bankkonto und das Buchungsdatum. Das ist ein Vorschlag. Prüfen Sie ihn, bevor etwas gebucht wird. Gesendet wird nichts, solange Sie es nicht sagen.

Buchungsstapel. Erst sehen Sie die Tabelle, dann die Freigabe, und erst Ihr Klick überträgt.

Sie nennen den Vorgang: Druckerpapier und Toner, 238 Euro brutto, per Bank, mit Belegnummer, und bitten um einen Stapel zur Vorlage. Die Wartezeit ist gekürzt.

Der Stapel liegt als Excel-Datei vor, eine Zeile je Buchung, mit Begründung und Quelle. Gesendet ist noch nichts.

Passt etwas nicht, sagen Sie es. Hier soll der Buchungstext „Bürobedarf Juni“ heißen. Er ändert die Datei.

Erst auf Ihr Wort will er senden. Dann bittet er um Freigabe.

Die Freigabe zeigt Mandant, Wirtschaftsjahr, Summe und jede Zeile. Freigegeben wird genau dieser Stapel, einmal. Übertragen würde er als offener Stapel, den Sie in DATEV prüfen, bevor er festgeschrieben wird.

Hier verweigern wir. Dann wird nichts übertragen, und die Datei bleibt als Entwurf.

Texte entwerfen. Der Sachbearbeiter schreibt auf Grundlage der Daten, die er gelesen hat.

Sie bitten um eine freundliche erste Zahlungserinnerung an den größten überfälligen Debitor von Musterholz GmbH. Er sucht in den offenen Posten. Die Wartezeit ist gekürzt.

Er sucht den größten überfälligen Posten heraus und legt den Entwurf als Datei neben den Chat, mit Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit aus DATEV. Er weist darauf hin, dass der Posten schon lange überfällig ist. Gesendet wird aus dem Arbeitsplatz nichts.

Passt der Ton nicht, sagen Sie es im selben Auftrag: kürzer, Zahlungsziel zehn Tage, Sie-Form.

Er ändert die Datei. Prüfen Sie den Text, bevor er an einen Mandanten geht, und übernehmen Sie ihn in Ihr Schreiben.

Wo liegen Ihre Mandantendaten, wenn Sie mit einer KI arbeiten? Bei vielen Werkzeugen lautet die Antwort: bei einem US-Konzern.

Und für US-Konzerne gilt der CLOUD Act. US-Behörden können die Herausgabe von Daten verlangen, auch wenn die Server in Europa stehen. Für Mandantengeheimnisse ist das ein Risiko. Und tragen muss es am Ende Ihre Kanzlei.

Bei Sachbearbeiter.io bleiben Ihre Mandantendaten in Europa. Kein US-Konzern verarbeitet sie.

Ihr Arbeitsplatz, Ihre Dateien und jede Sicherung liegen auf Servern in Deutschland. In Rechenzentren, die nach ISO 27001 zertifiziert und vom BSI geprüft sind.

Die KI-Modelle laufen in Rechenzentren in der EU. Ihre Daten werden nicht zum Training genutzt, und nach der Anfrage nicht gespeichert.

Wir sind nach Paragraf 62a Steuerberatungsgesetz zur Verschwiegenheit verpflichtet. Und jeder Dienstleister, der für uns Mandantendaten verarbeitet, nach Paragraf 203 Strafgesetzbuch.

Und nichts verlässt Ihren Arbeitsplatz ohne Ihre Freigabe. Bevor der Sachbearbeiter DATEV liest oder einen Buchungsstapel überträgt, fragt er Sie, und zeigt Ihnen genau, was passiert.

Server in Deutschland. KI in der EU. Verschwiegen, verschlüsselt, und immer mit Ihrer Freigabe. So arbeitet Ihre Kanzlei mit KI, ohne Kompromisse beim Mandantengeheimnis.

Was ist ein Token? Und wofür zahlen Sie über die Grundgebühr hinaus?

Ein Sprachmodell liest und schreibt Text in kleinen Stücken, den Token. Als Faustregel sind das knapp zwei Token je Wort.

Der Sachbearbeiter arbeitet in Schritten und liest vor jedem Schritt den ganzen Auftrag noch einmal. Diese erneut gelesenen Token sind der größte Teil und kosten 50 Cent je Million. Beim Kontieren eines Belegs kommen so rund 27 Cent zusammen.

Eine kurze Auskunft kostet wenige Cent, ein Mandanten-Dossier rund 60 Cent, gemessen an Beispielläufen. 25 Euro Nutzung sind jeden Monat in der Grundgebühr enthalten. In der Verwaltung legen Sie eine monatliche Kostengrenze fest, und bei 80 Prozent erhalten Sie eine Warnung.