KI in der Steuerkanzlei: was heute geht und was nicht

Was ein Sprachmodell ist.

Ein Sprachmodell erzeugt Text, indem es Stück für Stück fortsetzt, was nach seinem Training am wahrscheinlichsten folgt. Das macht es stark im Lesen, Zusammenfassen und Formulieren. Ein Nachschlagewerk ist es nicht. Fehlt ihm eine Information, füllt es die Lücke mitunter mit etwas, das plausibel klingt und trotzdem falsch ist. Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) nennt solche Halluzinationen ausdrücklich, etwa erfundene Quellen und Vorschriften oder falsch zitierte BFH-Urteile.

Anders arbeitet ein Modell, das nicht aus dem Gedächtnis antwortet, sondern Werkzeuge benutzt: Es ruft Daten aus einer Quelle ab, lässt Summen von einem Programm rechnen und sagt, woher eine Zahl stammt. Solche Systeme heißen KI-Agenten. Auch ihre Ergebnisse muss jemand prüfen. Das geht aber leichter, weil die Quelle dabeisteht.

Was heute gut geht.

Die BStBK sieht KI als Werkzeug und Sparringspartner: für Routineaufgaben, die Auswertung großer Datenmengen, die Recherche und Entwürfe von Texten und Berechnungen. Im Kanzleialltag heißt das zum Beispiel:

• Auskunft aus den Büchern. Journal, Summen und Salden oder offene Posten lesen und in wenigen Sätzen zusammenfassen, etwa vor einem Mandantengespräch.
• Prüfen. Ein Journal nach Auffälligkeiten durchsehen, etwa doppelten Buchungen, Abweichungen von der bisherigen Kontierung oder fehlenden Steuerschlüsseln, und eine Liste zum Nachsehen vorlegen.
• Kontierungsvorschläge. Aus früheren Buchungen und den Buchungsregeln des Mandanten einen Vorschlag mit Konto, Gegenkonto und Steuerschlüssel ableiten, den jemand aus der Kanzlei bestätigt.
• Entwürfe. Mandanten-E-Mails, Aktennotizen, Erläuterungen zur BWA oder Tabellen, die geprüft und dann verschickt werden.
• Vorrecherche. Erste Informationen und Fundstellen zu einer Frage sammeln, die Sie anschließend im Original lesen.

Wo die Grenzen liegen.

Die Verantwortung bleibt beim Berufsträger. Eigenverantwortlichkeit und Gewissenhaftigkeit nach § 57 Abs. 1 StBerG gelten auch mit KI. Die BStBK rät, KI-Ergebnisse wie die Arbeit eines unerfahrenen Mitarbeitenden zu behandeln: vielleicht hilfreich, aber immer von einem erfahrenen Berufsträger zu prüfen.

Fundstellen gehören ins Original. Nennt ein Modell einen Paragrafen, ein Urteil oder ein BMF-Schreiben, schlagen Sie nach. Je weiter eine Frage von der eigenen Kompetenz entfernt ist, desto plausibler wirkt ein erzeugter Text, warnt die BStBK, auch wenn er falsch ist.

Zahlen brauchen eine Gegenprobe. Die BStBK empfiehlt, Berechnungen zumindest auf Plausibilität gegenzurechnen. Summen und Salden sollten aus der Buchhaltung kommen, nicht aus dem Text des Modells.

Was nach außen wirkt, braucht eine Freigabe. Eine Buchung, ein Schreiben an einen Mandanten, eine Erklärung: Bevor ein Arbeitsergebnis das Haus verlässt, muss ein Mensch es geprüft und freigegeben haben. So formuliert es die BStBK.

Die Tragweite bestimmt die Prüfung. Bei einer Routinefrage mag eine Plausibilitätskontrolle genügen, eine Gestaltungsberatung mit Haftungsrisiko oder ein Schriftsatz an das Finanzamt verlangt deutlich mehr. Bei Themen mit rechtlicher Brisanz rät die BStBK, KI-Ergebnisse äußerst zurückhaltend zu verwenden.

Mandantendaten sind Berufsgeheimnis.

Mandantendaten unterliegen der Verschwiegenheit nach § 57 Abs. 1 StBerG und dem strafrechtlichen Schutz nach § 203 StGB. Anders als die DSGVO schützt § 203 auch Geheimnisse von Unternehmen. In frei zugängliche KI-Dienste ohne Verschwiegenheitsvereinbarung gehören deshalb ohne Einwilligung des Mandanten keine Angaben, die auf ihn schließen lassen.

Ohne Einwilligung braucht es einen Dienstleister, der nach § 62a StBerG in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, bevor er Kenntnis von den Daten erlangt. Verarbeitet er personenbezogene Daten im Auftrag der Kanzlei, kommt ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO hinzu. Einzelheiten stehen im Beitrag § 203 StGB, § 62a StBerG und KI.

Was Sie vor dem Start regeln sollten.

• Erlaubte Werkzeuge. Legen Sie fest, welche KI-Dienste für welche Daten zugelassen sind. Private KI-Zugänge für dienstliche Zwecke hält die BStBK für unzulässig.
• KI-Verzeichnis. Eine schlanke Tabelle mit Werkzeug, Zweck, Datenarten und Zuständigkeit. Die BStBK stellt dafür ein Muster bereit.
• Schulung. Die KI-Verordnung der EU verlangt von Betreibern von KI-Systemen Maßnahmen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals unterstützen (Art. 4). Ein bestimmtes Niveau müssen sie seit der Neufassung vom Juli 2026 nicht garantieren; die Hinweise der BStBK beruhen noch auf der alten Fassung. Wer KI in der Kanzlei eigenverantwortlich verwendet, ist nach Einschätzung der BStBK in der Regel Betreiber im Sinne der Verordnung.
• Freigaben. Regeln Sie, wer Ergebnisse mit Außenwirkung prüft und freigibt, bei wichtigen Arbeiten im Vier-Augen-Prinzip.
• Datenschutz. Ergänzen Sie die Datenschutzinformation für Mandanten und prüfen Sie, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist.
• Versicherung. Klären Sie im Zweifel mit Ihrem Berufshaftpflichtversicherer, ob KI-gestützte Arbeit gedeckt ist.

Was Sachbearbeiter davon übernimmt.

Sachbearbeiter ist ein KI-Mitarbeiter für Kanzleien mit DATEV. Er liest über eine DATEV-Schnittstelle Journal, Summen und Salden, offene Posten und Kontenplan, prüft Buchhaltungen, schlägt Kontierungen vor und entwirft Texte und Tabellen in einem eigenen Arbeitsbereich. In DATEV schreibt er nur Buchungsstapel, und nur nach Ihrer Freigabe im Chat: als offenen Stapel, nicht festgeschrieben. Wie das im Einzelnen abläuft, steht im Beitrag DATEV und KI-Agent. Wo Ihre Daten liegen, beschreibt die Seite Sicherheit.

Die Artesiana GmbH verpflichtet sich Ihrer Kanzlei gegenüber nach § 62a StBerG zur Verschwiegenheit. Ihre Unterauftragsverarbeiter, auch der Anbieter des Sprachmodells, sind derzeit nicht nach § 203 StGB verpflichtet. Was das für Ihre Entscheidung bedeutet, steht im Beitrag zu § 203 StGB und § 62a StBerG.

Belege aus Fotos auszulesen, ist noch in Erprobung.

Zum Nachlesen.

Bundessteuerberaterkammer: FAQ: KI im steuerberatenden Berufsstand, Stand 27.01.2026, Rechtsstand Juli 2025
§ 57 StBerG (Allgemeine Berufspflichten)
§ 62a StBerG (Inanspruchnahme von Dienstleistungen)
§ 203 StGB (Verletzung von Privatgeheimnissen)
Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 28 und 35
Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 3 Nr. 4 und Art. 4
Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus-Verordnung zur KI) vom 08.07.2026, Art. 1 Nr. 5: Neufassung von Art. 4 KI-Verordnung, in Kraft seit 27.07.2026